Cómo revisar o crear documentos PDF accesibles

La accesibilidad digital es un aspecto fundamental en la era de la información. En este artículo, exploraremos qué significa la accesibilidad de documentos PDF y cómo puede mejorar la consulta de cualquier tipo de información.

Examinaremos los factores esenciales que garantizan que cualquier documento en formato PDF sea lo más accesible posible. La accesibilidad de documentos PDF desempeña un papel crucial en asegurar que todos los usuarios, independientemente de sus capacidades, puedan acceder y comprender la información de manera efectiva.

Los principios básicos de la accesibilidad de documentos PDF

Tal y como se detalla en nuestro e-book, un documento PDF se considera accesible cuando beneficia a cualquier persona que pueda consultarlo. Las características más importantes que debe cumplir son:

• La posibilidad de que el lector de la pantalla pueda leerlo en voz alta siguiendo un orden concreto.
• La adaptabilidad a cualquier tamaño de pantalla.
• El orden de tabulación es accesible para cualquier usuario (incluyendo a los que tienen problemas de movilidad). Así es más fácil completar el formulario solicitado.

Para que un texto se pueda considerar accesible ha de estar estructurado según unos requisitos que ahora se describen:

• Debe ser susceptible de aparecer como resultado de una búsqueda. La digitalización de imágenes de un texto no permite la búsqueda. Por lo tanto, habría que convertir las imágenes en texto utilizando el OCR (reconocimiento óptico de caracteres) antes de fomentar la accesibilidad del documento.
• Las imágenes han de incluir una descripción de texto alternativo. Así los lectores de pantallas podrán interpretarlas y describirlas mejor.
• Las fuentes del documento deben incluir información para que Acrobat Reader pueda extraer los caracteres a formato Unicode. De esta manera puede leerlo en voz alta si así lo solicita el usuario.
• La estructura debe incluir el orden de lectura, los encabezados, las secciones, las tablas, los párrafos y todos los elementos de la página.
• Los formularios han de incluir casillas para que puedan completarse.
• La ayuda a la navegación como los marcadores o las etiquetas. El objetivo es que el usuario puede interpretar todo el texto sin necesidad de leerlo al completo.
• El idioma del texto. El lector debe traducirlo para que quien necesita utilizarlo no tenga ninguna duda sobre el contenido.
• Los recursos para evitar la copia o la impresión del documento no deben interferir en su legibilidad.

Las herramientas y recursos para revisar o crear documentos PDF accesibles

Acrobat Reader y Acrobat incluyen dos categorías para facilitar la accesibilidad de un documento. La primera se basa en agilizar la lectura. En este caso, las alternativas son:

• Comandos y preferencias que optimizan el documento para adaptarlo a cualquier tipo de dispositivo. Se incluye la opción de almacenarlo como texto accesible para que pueda ser impreso en braille. Además, se añaden opciones como el desplazamiento automático, o la apertura por la última página leída, para que la consulta sea más sencilla.
• La ayuda de la configuración de accesibilidad. Facilita la definición de las preferencias de accesibilidad.
• Las opciones que permiten utilizar el teclado con las mismas acciones que las del ratón. Esta opción es perfecta para las personas con alteraciones en la movilidad de sus extremidades superiores.
• La capacidad de reflujo que aumenta el tamaño de la fuente original e incluso permite cambiar la presentación del PDF para que sea más sencilla su lectura.
• La conversión del texto a formato oral para que sea posible escucharlo.
• La compatibilidad con ampliadores y lectores de pantalla.

La segunda categoría se centra en la posibilidad de crear un documento PDF accesible. Las posibilidades son:

• La creación de un documento PDF con etiquetas usando como base una aplicación de creación de textos como Word u otro procesador similar.
• Convertir un documento PDF sin ninguna etiqueta en uno con etiquetas explicativas. El resultado es un texto más completo y dividido en secciones.
• Configurar la seguridad del texto que les da acceso a los lectores en pantalla. Esto no implica que el texto se pueda copiar, imprimir, editar o extraer.
• Agregar texto a páginas previamente digitalizadas con el objetivo de implementar la accesibilidad.
• Acrobat Pro cuenta con herramientas para editar tanto la estructura como el orden de lectura del documento. Al mismo tiempo, facilita la creación de un documento PDF accesible.

La revisión de la accesibilidad de documentos PDF

Una vez terminada la creación del documento, es recomendable emplear alguna herramienta para certificar la accesibilidad del PDF. El informe IRA es un documento en formato Excel que detalla si el texto cumple con las normas WCAG (guía de la accesibilidad de un contenido web). El objetivo es auditar si el documento es accesible y tomar las medidas oportunas para corregirlo si fuera necesario. Los aspectos más importantes a la hora de realizar la evaluación son, entre otros, los siguientes:

• La falta de contraste que facilite la legibilidad. Lo más recomendable es utilizar el color negro sobre un fondo blanco. Si se eligen otras opciones, habrá que comprobar su legibilidad.
• El empleo de etiquetas poco adecuadas que no tienen relación con las palabras clave empleadas en la búsqueda.
• La ausencia de alternativas de texto para los elementos multimedia y las imágenes. El lector automático no puede interpretarlas y se pierde parte de la información.
• Una estructura y navegación que no se ajustan al estándar. De ser así, la consulta del documento resulta más complicada al carecer del orden correspondiente.

Ejemplos de documentos PDF accesibles

Son diversos los tipos de documentos PDF que son accesibles para sus usuarios finales. Se podrían resumir en los siguientes:

• Los formularios de la Administración pública relativos al pago de impuestos, presentación de instancias o recursos por citar algunos ejemplos.
• Los textos de instituciones que trabajan con personas con alguna discapacidad. Es el caso de la Fundación ONCE.
• Los documentos de centros educativos o de divulgación cultural.
• Un libro electrónico educativo o de cualquier otra índole siempre que cumpla con las condiciones antes descritas.
• El menú de un local de hostelería que puede consultarse a través de un código QR.

Afortunadamente, la accesibilidad digital es ya una realidad que les hace la vida más fácil a miles de personas. Esperamos haber aclarado cómo alcanzarla y también haber subrayado los factores más esenciales al respecto. El objetivo final es convertir cualquier documento PDF en otro que cualquier persona pueda consultar e interpretar sin ningún tipo de problema.

Enlaces a recursos adicionales:

https://helpx.adobe.com/es/acrobat/using/creating-accessible-pdfs.html

https://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/pae_Accesibilidad/pae_documentacion/pae_eInclusion_Accesibilidad_de_PDF.html

https://helpx.adobe.com/es/acrobat/using/accessibility-features-pdfs.html