¿Necesitas un análisis de SharePoint para mejorar tu implementación?

La colaboración digital y la gestión de documentos son prácticas poderosas para los negocios. En este artículo veremos cómo realizar un análisis de SharePoint para sacarle todo su rendimiento.

Por qué el análisis de SharePoint es esencial

La solución SharePoint de Microsoft se ha hecho muy popular para trabajos de colaboración y gestión de documentos empresariales. Sin embargo, para sacar el máximo provecho de esta plataforma, es fundamental realizar un análisis en profundidad.

Antes de entrar en detalles, es importante entender por qué una consultoría de SharePoint previa es fundamental en cualquier organización. Con este examen previo conseguiremos:

1. Identificar ineficiencias: Sabremos qué áreas de nuestra actual implementación pueden no estar funcionando de manera eficiente y necesitar mejoras.
2. Optimizar la experiencia de usuario: Al comprender las necesidades y desafíos de los usuarios, podemos personalizar SharePoint para que sea más fácil y efectivo de usar
3. Asegurar la seguridad: Puede parecer redundante, pero es algo muy necesario cuando estamos trabajando con datos. Evaluar la seguridad de nuestra información y documentos en la solución garantiza que estén protegidos de manera adecuada. No hay que olvidar que, más allá de las pérdidas económicas, este aspecto está muy regulado por normas nacionales e internacionales.
4. Mejorar la colaboración: Identificar obstáculos en este aspecto y crear soluciones que permitan a nuestro equipo trabajar de manera más efectiva.

Cómo realizar un análisis de SharePoint efectivo

La mejora de implementación solo se logrará si estos procesos se realizan de la forma adecuada. De nada nos sirve gastar tiempo y dinero en un análisis que no es realizado por profesionales. A continuación, ofrecemos unos pasos clave para llevar a cabo un trabajo riguroso.

1. Necesitamos definir objetivos claros. Antes de comenzar, los miembros del equipo implicados necesitan establecer metas y objetivos claros para el análisis. Para ello, es buena idea dar respuesta a la siguiente pregunta: ¿qué esperamos lograr con esta evaluación? La respuesta puede incluir mejoras en la colaboración, aumento de la productividad o la implementación de características específicas.
2. Revisar configuraciones y personalizaciones actuales. Si llevamos un tiempo trabajando con esta herramienta, seguramente tengamos ya configuraciones y personalizaciones existentes en la implementación. Está bien prestar atención a ciertos elementos básicos. Entre ellos están la estructura de sitios, permisos, flujos de trabajo y cualquier código personalizado. Una vez chequeados, hay que identificar lo que funciona bien y lo que necesita mejoras. La idea no es empezar desde cero, sino incrementar la eficiencia.
3. Recopilar comentarios de usuarios. Ningún análisis puede superar el conocimiento directo y la experiencia de los usuarios. No olvidemos realizar encuestas, entrevistas o talleres para recopilar comentarios de la gente sobre su experiencia con la herramienta. Esto revelará desafíos reales y oportunidades de mejora.
4. Evaluar el rendimiento. Verifica el rendimiento del sistema que ya tengamos instalado. Incluye aspectos como la velocidad de carga de páginas y la disponibilidad de la plataforma. Los problemas de rendimiento pueden afectar a la eficiencia y en la satisfacción del usuario.
5. Evaluar la seguridad y el cumplimiento. Todos los datos y documentos compartidos digitalmente tienen que estar protegidos de manera adecuada. Esta plataforma no es una excepción y su contenido ha de cumplir con las regulaciones de seguridad y privacidad en vigor. No está de más evaluar los permisos y las políticas de seguridad.

La mejora de implementación, paso a paso

Además de lo anterior, el contenido de nuestra solución necesita ser revisado para que la implementación mejore. Para ello, es necesario un análisis previo de los datos que tenemos y saber cómo se almacenan, comparten y gestionan con esta herramienta. Puede que sea necesario optimizar la estructura de datos y los flujos de información para tener una mejor organización.

Asimismo, es necesario una revisión de las integraciones y complementos que se han utilizado en la implementación. Todos tienen que estar actualizados y deben ser relevantes para las necesidades comerciales. También se puede prescindir de ellos y dejar ese espacio libre para cosas que sí son necesarias y actuales.

Además de esto no hay que olvidar:

• Identificar desafíos específicos que puedan estar afectando negativamente la productividad y la colaboración. Esto podría incluir la falta de preparación, problemas de adopción de usuarios o limitaciones técnicas.
• Diseñar soluciones personalizadas. Una vez que hayamos identificado cuáles son los desafíos y oportunidades, necesitamos trabajar en el diseño de soluciones solo para la empresa. Esto podría incluir la reconfiguración de flujos de trabajo, la creación de sitios adicionales o la implementación de nuevas características.
• Por último, no olvidemos implementar cambios gradualmente, pero sin realizar cambios masivos de inmediato. Es mejor hacerlo poco a poco, junto con un seguimiento constante de su impacto. Esto permite ajustes y adaptaciones según sea necesario.

Herramientas de análisis de SharePoint

Para llevar a cabo un análisis de efectivo de SharePoint, podemos utilizar herramientas como:

• Análisis de rendimiento: Estas soluciones nos permiten evaluar el rendimiento de esta aplicación e identificar cuellos de botella.
• Encuestas y formularios online: Utilizar herramientas como Microsoft Forms o SurveyMonkey nos permitirá recopilar comentarios de usuarios de manera eficiente.
• Auditoría: El control interno que tiene la solución nos proporcionará información sobre el acceso y el uso de los documentos.
• Herramientas de seguridad: Evaluar la seguridad con herramientas como Azure Security Center nos asegura que cumplimos con las normativas de seguridad.
• Herramientas de análisis de datos: Este tipo de soluciones nos permite saber cuál es la eficiencia de nuestros flujos de trabajo y la estructura de datos en el sistema.

Un análisis de SharePoint es una práctica esencial para cualquier organización que busque mejorar su eficiencia, colaboración y gestión de datos. A través de un análisis en profundidad, podremos identificar ineficiencias, optimizar la experiencia del usuario, garantizar la seguridad de los datos y, en última instancia, llevar la implementación al siguiente nivel. En este artículo hemos compartido los pasos clave para llevar a cabo un análisis efectivo y las herramientas que pueden ayudar en este proceso. La mejora continua es esencial, y un análisis de estas características debería ser una práctica regular en cualquier organización para mantenerse al tanto de las necesidades cambiantes de empresa y usuarios.