Los errores más comunes en la revisión o creación de documentos PDF accesibles

La accesibilidad digital es una cuestión fundamental en nuestros días, y los documentos PDF no son una excepción. Garantizar documentos PDF accesibles es esencial para cumplir con los estándares de inclusión y facilitar la interacción con la información. Sin embargo, en la creación o revisión de un PDF, es habitual incurrir en ciertos fallos que limitan su legibilidad y utilidad. En este post abordaremos los errores más frecuentes en la revisión o creación de un portable document format (formato de documento portátil) accesible, centrándonos en el texto, las imágenes, las tablas y los enlaces.

Los errores en el texto

Uno de los fallos más comunes en la creación un documento PDF accesible es la falta de estructura adecuada en el texto. Se han de incluir encabezados jerárquicos (H1, H2, H3, etc.) para organizar la información de manera clara y lógica. Los subtítulos facilitan la navegación para personas con discapacidades visuales o cognitivas, permitiendo una comprensión más rápida y precisa del contenido.

Asimismo, es importante utilizar una estructura de párrafos adecuada, evitando frases o párrafos demasiado extensos. La falta de palabras de transición que conecten ideas y párrafos de manera fluida tampoco favorece la legibilidad del texto.

Ciertos términos y expresiones, como «además», «por lo tanto», «en conclusión», entre otras, guían al lector a través del contenido de manera lógica y coherente. Y es que el uso adecuado de palabras de transición mejora la fluidez de la lectura y la comprensión de un artículo. Finalmente, la voz activa es preferible a la voz pasiva, ya que resulta más clara y directa para el lector.

Los errores en las imágenes

Las imágenes también deben ser lo suficientemente accesibles. Es un error habitual omitir descripciones de texto alternativas (texto alternativo o alt text) para las imágenes. Este texto alternativo proporciona contexto y contenido a personas con discapacidades visuales, permitiéndoles entender la información que la imagen intenta transmitir. Además, se deben utilizar descripciones concisas y descriptivas para garantizar una comprensión completa.

A menudo, el texto se incrusta en gráficos, lo que también dificulta su acceso para usuarios que utilizan lectores de pantalla. Es preferible separar el texto del diseño de la imagen y presentarlo en formato de texto real, asegurando que sea claro y legible para todos.

En definitiva, la claridad en la presentación de imágenes es fundamental para garantizar que la creación de un documento PDF accesible y, por ende, la inclusión y la igualdad en la comprensión de un documento.

Los errores en las tablas

Las tablas son valiosas para organizar información de manera estructurada; sin embargo, es habitual crear tablas sin una disposición lógica o sin encabezamientos adecuados. Cada gráfico debe tener subtítulos claros y descriptivos que expliquen el contenido de cada columna y fila. Así se logra la accesibilidad digital para todos los usuarios, de modo que las personas que utilizan lectores de pantalla puedan entender la información presentada en la tabla.

Otro error común es combinar celdas sin un propósito claro o sin seguir una organización lógica y entendible, lo que puede dificultar en gran medida la interpretación de la tabla. En la creación de un documento PDF accesible se deben utilizar celdas combinadas de manera estratégica y solo cuando sea necesario a la hora de mejorar la legibilidad y la comprensión del documento. Es decir, las casillas deben seguir un patrón claro y coherente para evitar confusiones.

Los errores en los enlaces

Los enlaces son elementos esenciales en un texto, pero pueden convertirse en obstáculos si no se manejan de modo adecuado. Por ejemplo, utilizar un texto genérico o poco descriptivo para los enlaces dificulta que los usuarios comprendan a dónde los llevará el enlace. Se debe utilizar un texto de enlace (anchor text) claro y descriptivo que informe sobre el destino del enlace.

Asimismo, se ha de indicar claramente si un enlace abrirá un nuevo contenido o página. Los usuarios deben saber si el enlace abrirá una nueva ventana o pestaña para que puedan gestionar su experiencia de navegación de manera adecuada.

Evitando estos errores y aplicar buenas prácticas en la gestión de enlaces, podemos mejorar la accesibilidad de los textos en dicho formato y garantizar una experiencia de usuario más eficaz y satisfactoria. Un uso adecuado del texto de enlace y la indicación sobre la apertura en una nueva ventana son aspectos clave para optimizar la navegación y facilitar la comprensión de la información, contribuyendo así a una experiencia inclusiva para todos los usuarios.

Enlaces a recursos adicionales

Para obtener más información sobre la creación de documentos PDF accesibles y sobre cómo mejorar su comprensión para todos los usuarios, recomendamos los siguientes recursos:

1. Creación de documentos PDF accesibles en Adobe Acrobat: Adobe Acrobat es una herramienta muy utilizada para crear y editar documentos. Sugerimos esta guía para comprender cómo utilizar las funciones de accesibilidad de Adobe Acrobat y garantizar que los documentos sean inclusivos y legibles para todos los usuarios.
2. Consultoría de accesibilidad de Pasiona: ¿Quieres asegurarte de que tu web o producto ofrezca la mejor experiencia de usuario posible? Nuestra consultoría de accesibilidad te ayudará a identificar áreas de mejora y a aumentar la usabilidad y accesibilidad de tu plataforma.
3. Funciones de accesibilidad en archivos PDF: Adobe, como líder en software de creación de PDF, ofrece información detallada sobre las funciones de accesibilidad disponibles en sus herramientas. Este recurso permite explorar las capacidades específicas en archivos PDF y cómo implementarlas correctamente en los documentos.
4. Ebook de accesibilidad de Pasiona: Descarga nuestro ebook, que presenta las 10 acciones esenciales para mejorar la accesibilidad y usabilidad de tu sitio web. Comprométete a marcar la diferencia en la forma en que tu empresa se conecta con el mundo y ofrece una experiencia inclusiva para todos.

La accesibilidad digital es un aspecto clave en el diseño y desarrollo de contenido en línea. Garantizar documentos PDF accesibles y que sean entendibles para todos los usuarios, promueve la inclusión y la igualdad de acceso a la información. Si aplicamos buenas prácticas, logramos un avance en la dirección correcta hacia una web más clara e inclusiva. La clave radica en proporcionar información de manera clara, organizada y fácilmente comprensible para todos los usuarios, independientemente de sus capacidades y tecnologías de asistencia utilizadas. Haciéndolo de este modo contribuimos a un entorno online en el que todos los individuos puedan acceder, comprender y beneficiarse plenamente de la información disponible.