Guía para migrar o actualizar SharePoint de forma exitosa

SharePoint es una plataforma de colaboración basada en la web que cada vez más empresas están eligiendo como su solución preferida. Por tal motivo, en Pasiona hemos querido dedicar un post a explicar cómo migrar o actualizar SharePoint.

Los desafíos y oportunidades de migrar o actualizar SharePoint

La organización interna eficaz es fundamental para el éxito de cualquier empresa. Dicha organización facilitará el trabajo de los empleados a todos los niveles y ahorrará tiempos de gestión. Permitirá, así, que los proyectos sean más rentables. No obstante, SharePoint no es como cualquier otro servidor en la nube.

La actualización de SharePoint o la migración de archivos de esta plataforma puede ser, en un primer momento, un proceso complejo para los empleados. Dependiendo de las capacidades ofimáticas de los empleados, estos pueden necesitar formación sobre la gestión y el uso de sistemas en la nube para optimizar al máximo la herramienta.

Es importante recordar que SharePoint es un sistema en la nube avanzado e interactivo. Por ello, a la hora de compartir información y descargarla de manera local, puede suponer un cambio en los procedimientos habituales. Para ello, podemos utilizar la herramienta de migración de SharePoint, que permitirá que la descarga y subida de información sean mucho más sencillas. Todo ello se realizará sin dejar de lado la seguridad de los datos.

Aunque el cambio parezca tedioso, los beneficios que obtendremos inclinarán la balanza hacia la modernidad. Los empleados, una vez formados y hechos a la plataforma, aumentarán su productividad y mejorarán los flujos de trabajo. No se quedarán estancados por una falta de comunicación o dificultades en la revisión de documentación.

También evitaremos la duplicación de tareas, ya que el equipo completo podrá ver la información, los comentarios, las anotaciones y los avances de sus compañeros. De esta manera, resultará mucho más fácil seguir el hilo del workflow. Por último, no debemos dejar de mencionar que esta herramienta cuenta con un sistema de seguridad de varias capas. Protege toda la información mientras se halla en la nube y se descarga de forma local o se traslada a otro sistema cloud.

Las diferentes opciones de migración y actualización disponibles

SharePoint es una herramienta de Microsoft. Por lo tanto, a la hora de migrar la información, permite que esta se descargue fácilmente en OneDrive y Teams. Dependiendo de la versión de esta herramienta que tengamos, la migración puede variar.

Las empresas pueden optar por utilizar diferentes versiones de SharePoint Server, incluyendo las versiones 2010, 2013, 2016 y 2019. Asimismo, pueden contar con las siguientes de SharePoint Foundation: 2010 y 2013. Todas ellas admiten la migración tanto a OneDrive como a Teams. Sin embargo, para migrar flujos de trabajo, debemos contar con cualquier versión de SharePoint Server. Otra posibilidad es disponer de SharePoint Designer 2010 o 2013.

Los factores que debes tener en cuenta al tomar una decisión

El primer factor a considerar es cómo SharePoint puede beneficiar a nuestra empresa. Tendremos que analizar si nuestros proyectos necesitan de una intranet para mejorar la comunicación y los flujos de trabajo. La respuesta a esta pregunta suele ser un sí. Otro tipo de herramientas no ofrece la facilidad y agilidad que se necesitan para coordinar los diferentes bloques de formación de los proyectos.

Además, debemos evaluar las habilidades tecnológicas de nuestro equipo. Si nuestros empleados suelen tener dificultades para adaptarse a las nuevas herramientas, lo ideal es pensar en alguna formación sobre herramientas en la nube y migración y actualización de SharePoint.

ambién debemos considerar cómo SharePoint puede impactar nuestras relaciones con proveedores y clientes. SharePoint ofrece funcionalidades como la firma de documentos desde cualquier dispositivo y la gestión de documentación. ¿Mejoraremos nuestros trato y relación con los clientes y proveedores mediante este cambio de sistema organizativo? Muy probablemente, sí. El mundo está cambiando y las empresas deben sumarse al cambio para no quedar anticuadas en el mercado.

Cómo migrar o actualizar SharePoint de forma exitosa

Lo principal para asegurar que la migración y actualización de SharePoint sean exitosas son la preparación y planificación del procedimiento. Por ejemplo, hacer un brainstorming con los empleados para saber qué información les gustaría tener disponible en las plataformas. Averiguar cuáles serían las reglas de utilización de la herramienta es primordial para que la actualización a SharePoint de nuestra empresa conlleve una mejoría.

De esta manera, antes de iniciar el proceso, ya tendremos una idea clara de qué documentación e información necesitamos cargar, así como los permisos y accesos que otorgaremos a los diferentes clientes y proveedores. Asimismo, conoceremos qué normas de utilización se aplicarán para evitar conflictos y malas praxis.

Una vez que se hayan completado los pasos previos, la migración de SharePoint debe llevarse a cabo utilizando la herramienta de migración mencionada anteriormente. También podremos contar con la ayuda del servicio técnico de la propia plataforma, pero lo ideal es que nos formemos sobre la implementación de información en este sistema. Será clave para entender qué estamos haciendo en cada momento de la migración de SharePoint.

¿Qué puedes esperar al migrar o actualizar SharePoint?

Lo que cualquier empresa debería esperar tras migrar la información de SharePoint a otro servidor en la nube es, en primer lugar, que el procedimiento haya tenido lugar sin peligro de fugas. Lo mismo podemos señalar, en Pasiona, respecto a las ralentizaciones del sistema o los agujeros en la seguridad de la herramienta.

En segundo lugar, se podrá observar cómo las tareas comienzan a ser más dinámicas y la comunicación resulta óptima en los equipos. Se evitan la duplicación de tareas y la falta de accesos y visibilidad en el flujo de trabajo. Ahora bien, para asegurarnos de sacar el mayor rendimiento a la plataforma y que los usuarios se familiaricen con el nuevo procedimiento de trabajo, lo ideal es impartir formaciones especializadas en SharePoint.

Cuando queremos modernizar nuestra empresa, lo ideal es contar con consultores profesionales, como los de Pasiona. Estudiamos cómo se trabaja en la empresa y creamos un plan a medida para facilitar la migración y actualización de SharePoint. También orientamos sobre todos los procesos que se pueden optimizar gracias al cloud computing.