Ahora que tengo Microsoft Teams gratis, ¿cómo subo mi negocio y mis equipos humanos a la nube? ¿Es seguro?

Mucho se ha dicho ya de la prueba de fuego que la crisis del COVID-19 está suponiendo para las empresas, especialmente en cuanto a niveles de digitalización.

Este inesperado golpe vírico ha puesto en evidencia la falta de preparación y adaptación para mover los negocios de las oficinas físicas a la nube y al universo online de manera inmediata: muchas empresas no estaban preparadas para abordar esta nueva necesidad de trabajo en remoto. Una prueba de fuego que ha arrojado a muchos a los brazos del teletrabajo y que al mismo tiempo es la oportunidad de oro para integrar un modelo, el de la oficina en casa, que muchas voces llevan tiempo defendiendo y hacia el ya estábamos caminando empujados por las nuevas generaciones, primero, y ahora por el coronavirus.

Incluso para una empresa como la nuestra, en la que conviven desde hace unos meses las modalidades presenciales y de teletrabajo, una situación como la actual presenta un reto. Pero afortunadamente hemos contado con una ventaja. Como especialistas en Microsoft, somos no solo ofertantes sino usuarios de Office 365, un paquete de aplicaciones corporativas que usamos extensivamente en nuestro día a día. Conocemos su potencial de primera mano y por propia experiencia y eso nos ha permitido cierta tranquilidad, así como una gran ventaja, a la hora de enviar a l@s apasionad@s a casa y mantener la empresa, la productividad y nuestro flujo de trabajo desde la nube. Pero seguimos aprendiendo, por supuesto.

Dentro de toda esta oportunidad que plantea la crisis del COVID-19, muchas han sido las voces solidarias a nivel social, personal, sanitario… que, entendiendo la problemática actual y la que se nos avecina, han decidido arrimar el hombro para mantener el barco a flote. En el ámbito corporativo, Microsoft ha puesto en marcha una serie de iniciativas a raíz de la crisis del coronavirus, con la finalidad de que las empresas, en la medida de lo posible, puedan garantizar su actividad y capacidad de adaptación en remoto. Una de las iniciativas que más está dando que hablar estos días ha sido facilitar el acceso a Office 365 E1 y Teams de manera gratuita por un periodo de 6 meses a empresas e instituciones del sector educativo.

Teams ha ganado protagonismo estos días como herramienta estrella de Microsoft para el trabajo en remoto. Para nosotros, representa la aplicación que, como compañía del sector IT, nos permitió en su momento dar el salto al Flexiworking y un salvavidas con el que muchas empresas e instituciones educativas podrán continuar con su actividad en este nuevo escenario. Reuniones, control horario, contenido compartido, integración de herramientas organizativas, eventos 100% online e incluso la hora del café virtual. Las principales necesidades de un trabajo en remoto quedan cubiertas gracias a Teams, que es capaz de transformar a digital un negocio en un abrir y cerrar de ojos. Una buenísima noticia y un reto en cuanto a configuración técnica y de seguridad de los entornos de trabajo, en primeros pasos en la herramienta y en formaciones y extensiones para sacarle el mayor partido.

Una de las claves para poder adoptar un modelo de teletrabajo productivo y colaborativo, es tener una buena herramienta digital, y con Teams se consigue. Los trabajadores pueden trabajar remotamente sin sentirse alejados entre ellos. Teams permite mantener a los equipos de forma conectada mientras trabajan por separado. Se basa en equipos de trabajo, repositorios de documentos compartidas, integración de otras aplicaciones y herramientas de chat, videollamada y transmisiones en directo para reproducir de una forma virtual todo aquello que transcurre en el día a día de la oficina.

¿Cómo convierto mi negocio y mis equipos humanos en digitales?

• Programación. Teams tiene conexión con el gestor de correo y calendario. De esta manera se puede visualizar la disponibilidad de los compañeros, y así solicitar reuniones virtuales que te permitan trabajar con la normalidad de estar en la oficina, exactamente igual que en Outlook, además de poder convertir cada convocatoria en una reunión con sala virtual.
• Colaboración en tiempo real. Teams integra las herramientas del paquete Office más comunes para poder trabajar de forma colaborativa y en tiempo real. Todos los documentos se comparten en el archivo de cada equipo, de manera centralizada, evitando la circulación de versiones incorrectas o desactualizadas de dichos documentos y sin pérdidas posibles.
• Cada equipo de trabajo, chat individual o grupal incorpora la opción de iniciar una conversación de manera instantántea tanto en texto como en voz y videollamada. Aprovecha esta funcionalidad para las dailys o reuniones diarias, para iniciar una conversación con todos los integrantes del equipo, tanto de tu organización como externos (invitados) para discutir diferentes puntos del día, asuntos pendientes, nuevas necesidades o, por ejemplo la propia edición de los documentos colaborativos.
• Cada equipo ofrece una estructura básica de chat, archivos y wiki, y una utilísima opción de integrar otras aplicaciones como Planner, encuestas, cualquier documento Office (PPT, Word), Notes, etc… Configura tu equipo a medida de las necesidades del equipo y tus rutinas de trabajo.

Microsoft es consciente de lo que implica en la actualidad trabajar desde casa, y por ello nos permite conectarnos a la nube y poder trabajar de forma gratuita. Es hora de potenciar el equipo a través de la cooperación, la agilidad y la flexibilidad.

¿Ya usas Teams? ¿Ya sabes sacarle partido? Y lo más importante… ¿conoces tus necesidades de seguridad y configuración de la nube para garantizar un entorno seguro? Contáctanos en caso de necesidad o duda y déjalo en manos de nuestros especialistas.