¿Qué opciones tiene Teams para ayudarte en el Teletrabajo?

La situación actual ha empujado a las empresas a teletrabajar desde casa. Ha obligado a los trabajadores y empresas a adaptarse a un nuevo entorno, en el que Microsoft Teams es vital para cumplir esa adaptación.

Teams se ha convertido en el producto estrella a raíz del confinamiento, pero no solo por los nuevos acontecimientos sucedidos, sino porque hay que reconocer, que gracias a la plataforma nos permite unificar la comunicación y colaboración de los equipos, y nos orienta hacia una productividad grupal más elevada.

En este Blog, os explicaremos algunas de las funciones más utilizadas en Microsoft Teams. Estas funcionalidades, mejoran la colaboración de los equipos, y permiten disminuir los tiempos de espera y atascos que sufren los equipos diariamente. Situaciones como la de no recibir la aprobación para avanzar un proyecto, tiempo perdido al intentar preparar una conferencia, modificaciones en los proyectos sin tener constancia, todas estas situaciones y muchas más,  son evitables gracias a la gran variedad de funcionalidades que te ofrece Teams.

Mensajería privada 

Una de las funcionalidades estrella de Teams, podemos utilizarla de modo semejante a WhatsApp. En el canal del equipo quedarán guardadas todas las conversaciones que hagamos y que podrán ver los miembros del equipo cuando las necesiten. O bien podemos utilizar un mensaje directo con alguno de los miembros del equipo o de la organización. En ambos canales podremos utilizar toda la batería de herramientas de productividad que nos brinda Teams: videoconferencias, texto enriquecido, envío y recepción de archivos, marcación de mensajes importantes y urgentes, inclusión de emoticonos y gifs animados, traducción…  

Los archivos adjuntados en las conversaciones se guardarán en Sharepoint Online, con todo lo que ello conlleva en cuanto a organización y capacidad de búsqueda. 

Edición múltiple de documentos 

Esta es una de las herramientas que más redundan en la productividad de un equipo. Teams permite abrir un documento online (mediante Word, Excel, Powerpoint…) y editarlo entre varias personas de forma simultánea. 

Simplemente debemos entrar en el documento y, si hay varias personas, cada una tendrá un cursor de un color diferente con su nombre, para indicar quién y qué parte del documento esa persona está modificando en ese preciso momento. 

Esto es muy útil en multitud de ocasiones durante el sprint. En cualquier reunión, tomando notas. En la review, apuntando en un primer documento las correcciones que surgen y que hay que hacer para luego posteriormente escribir las historias e incidencias. En la retro, para que todos vayan apuntando sus aportaciones y luego ponerlo en común. O en el día a día, para elaborar documentación técnica o funcional de los desarrollos sin tener que estar turnándose. 

Microsoft Forms 

Si queremos potenciar la autogestión dentro del equipo y que sus miembros tomen decisiones de manera consensuada y organizada, una buena herramienta es la creación de encuestas. Con Microsoft Forms es extremadamente sencillo crear una encuesta y publicarla en el canal del equipo y ver los resultados entre todos. La toma de decisiones se ve muy beneficiada con ésta herramienta.

Vídeo en streaming 

Una funcionalidad muy útil de Microsoft Teams es el streaming de vídeo en directo. Es particularmente útil para organizar eventos y presentaciones y ofrece varias herramientas de realización en tiempo real. 

Puede ser muy útil para una review, donde el equipo puede dar a sus presentaciones más empaque y un aspecto mucho más profesionalidad. Por ejemplo, en una review especialmente importante, o cuando se va a hacer un deploy a producción o presentación de una major release y se desea mostrar a los clientes y stakeholders las novedades o funcionalidades incluidas.  

Durante el evento es posible ir cambiando entre las pantallas presentadas, cambiando las imágenes o el audio de los ponentes, con chat en vivo, entre otras funcionalidades, para que los asistentes hagan sus preguntas, etc. Y se pude finalizar ofreciendo el vídeo del evento para que los que no hayan podido asistir lo vean o el resto lo pueda revisar cuando lo necesiten. 

Actualmente Microsoft Teams está disponible de manera gratuita  a empresas e instituciones del sector educativo, a raíz de la crisis del COVID-19, con la finalidad de que las empresas, en medida de lo posible, puedan garantizar su actividad. Es hora de potenciar el equipo a través de la cooperación, la agilidad y la flexibilidad.

¿Ya usas Teams? ¿Ya sabes sacarle partido? Y lo más importante… ¿conoces tus necesidades de seguridad y configuración de la nube para garantizar un entorno seguro? Contáctanos en caso de necesidad o duda y déjalo en manos de nuestros especialistas.