Gestión de proyectos de Outsourcing IT: lecciones aprendidas para evitar errores

La gestión de proyectos de outsourcing IT puede ser un proceso complejo, pero comprender y asumir las lecciones aprendidas ayuda a evitar errores comunes y garantiza el éxito empresarial. De ello habla esta entrada, dirigida a las transacciones comerciales que se realizan entre compañías. Comenzamos a explicarlo.

¿Qué es la gestión de proyectos de outsourcing IT?

En concreto, se refiere a la práctica de contratar servicios o funciones específicas de una empresa a terceros, en lugar de realizar esas tareas internamente. Esta estrategia se utiliza para reducir costes, aumentar la eficiencia y orientar los recursos internos en las actividades centrales del negocio.

Algunos de los beneficios clave de la externalización incluyen el acceso a conocimientos especializados y la flexibilidad para adaptarse a cambios en la demanda. Sin embargo, también presenta retos. Tal es el caso de tramitar relaciones con proveedores externos y la necesidad de mantener la calidad y la seguridad. Más aún cuando hablamos de servicios con tecnologías de la información, como el desarrollo de software o la gerencia de infraestructuras.

Lecciones aprendidas de la gestión de proyectos de outsourcing IT

En cualquier circunstancia, el método se ha convertido en una estrategia crucial para las empresas. Especialmente para las que buscan mantenerse ágiles en un entorno tecnológico que no se detiene. Sin embargo, a la hora de subcontratar operatividad, el éxito no es automático y requiere una cuidadosa planificación.

De hecho, cuando se lleva a cabo un plan, el desarrollo y el final son esenciales, pero también son imprescindibles los conocimientos que se adquieren. Todo suma a favor de la experiencia. Hablamos de un background histórico basado en lecciones aprendidas cuya gestión es crucial. ¿Por qué? Porque cada vez que impulsamos una iniciativa, cuyo resultado sea un triunfo rotundo o un fracaso total, siempre tendremos la oportunidad de aprender.

Las estrategias fundamentales

Para lograr un outsourcing de servicios de TI hay que llevar a cabo varios pasos. O mejor dicho, implementar una secuencia de trabajo con las principales estrategias derivadas del aprendizaje. Con ellas se puede identificar la causa raíz del y tomar medidas preventivas para evitarlo. Son las siguientes:

Identificación. Antes de iniciar cualquier fin de externalización, es esencial definir con claridad los objetivos y las expectativas. Hay que establecer lo que se desea alcanzar y comunicarlo de manera precisa al adjudicatario de servicios.

Documentación y almacenamiento. Conviene guardar las experiencias adquiridas en un lugar centralizado con acceso abierto para todos, como una herramienta de gerencia de proyectos. Con ella se facilita obtener una inestimable información, en especial para los directivos.

Análisis. Evaluar y aplicar las lecciones adquiridas para que otros puedan beneficiarse de ellas es particularmente importante. Sobre todo, si se lleva a cabo a mitad del desarrollo. En cambio, al final, implementar lo aprendido permite detectar oportunidades antes de iniciar el próximo plan, garantiza la continuidad y reduce la dependencia externa.

Evaluación, control de calidad y recuperación. Una vez finalizado, es aconsejable realizar una revisión para evaluar el rendimiento e identificar lecciones. Haciéndolo así se determinan las áreas de mejora para posteriores iniciativas.

Cómo evitar errores en la gestión de proyectos de outsourcing IT

Este tipo de administración es una valiosa herramienta, sí, pero también puede generar inconvenientes si no se implementa adecuadamente. Evitar errores en el proceso es fundamental para garantizar el éxito de la subcontratación. Aquí se detallan las mejores prácticas para corregir fallos y lograr un control efectivo. Veámoslo punto por punto.

Selección del proveedor

El primer paso es la elección del proveedor de servicios de IT adecuado. Una labor crucial. Es esencial no cometer un fallo tan habitual como el de llevar a cabo una selección a ciegas. Para ello hay que realizar una evaluación exhaustiva con tres importantes consideraciones:

1. Experiencia y especialización. Han de tener experiencia en la industria concreta y en el tipo de servicios que se necesita. Pongámonos a nosotros mismos como ejemplo. Pasiona es una consultoría de negocio especializada en desarrollo de software con Microsoft. Uno, analizamos las necesidades; dos, diseñamos una solución a medida y, tres, acompañamos en todo el proceso. Desde la definición del producto hasta su implementación y despliegue. Solo así se pueden garantizar soluciones.
2. Referencias y reputación. Nunca está de más investigar a fondo las reseñas y recomendaciones del futuro partner. ¿Ha tenido éxito en situaciones similares en el pasado?
3. Cultura y valores. De igual modo, conviene asegurarse de que la cultura y los valores del contratado se alineen con los de la empresa. Una colaboración de valor, en muchos casos, también depende de la compatibilidad cultural.

Definición de objetivos claros

No definir objetivos claros es otro error común. Antes de iniciar el plan, es casi obligatorio establecer una finalidad alcanzable y medible. ¿Qué se espera lograr con el outsourcing IT? Establecer metas específicas proporciona una dirección clara y permite evaluar la consecución ideal del trabajo por realizar.

Comunicación efectiva

La falta de trato o contacto efectivo, aun por métodos digitales, puede llevar a malentendidos y problemas. O mejor dicho, conlleva una mala gestión. Para solventarlo lo ideal es establecer canales de comunicación diáfanos con el proveedor. Es más, definiendo funciones y responsabilidades, manteniendo una comunicación periódica para discutir el progreso y resolver problemas a medida que surjan.

Acuerdo de nivel de servicio (SLA)

No establecer acuerdos de nivel de servicio sólidos es otro gran desacierto. Conviene recordar que los SLA describen expectativas y estándares de rendimiento. Si se definen con precisión, ambas partes cuentan con una comprensión precisa de las responsabilidades y los resultados esperados. Además, se comprometen a llevarlos a cabo en conjunto.

Gestión de riesgos

Importante: descuidar este asunto puede ser muy costoso. Implica la identificación y administración de cualquier tipo de riesgo desde el principio. Para eludirlos, un plan de contingencia en caso de problemas inesperados es una magnífica propuesta. Incluso llevando a cabo constantemente un seguimiento del progreso y realizando ajustes según sea necesario.

En resumen, la gestión de proyectos de outsourcing en IT requiere una planificación cuidadosa, una comunicación efectiva y un seguimiento constante. Aprender de las lecciones anteriores y prevenir equivocaciones ayuda a lograr una estrecha colaboración con los proveedores de servicios externos. Y lo que es mejor aún, contribuye a alcanzar los objetivos empresariales.