Las mejores herramientas digitales para el teletrabajo con Microsoft Teams

¿Sabes cómo usar las herramientas digitales de Microsoft Teams para el teletrabajo? Descubre en este artículo cómo puedes transformar tu forma de trabajar con esta plataforma.

Microsoft Teams es el complemento perfecto de Microsoft 365 y una de las mejores soluciones para el teletrabajo. Con esta plataforma, puedes comunicarte, colaborar y gestionar tus proyectos de forma eficiente, segura y escalable. En este artículo te explicamos cómo puedes aprovechar las herramientas digitales de Microsoft Teams para el teletrabajo y mejorar tu productividad, seguridad y colaboración.

¿Cómo elegir el mejor programa para teletrabajar?

El teletrabajo se ha convertido en una realidad para muchas empresas y profesionales debido a la pandemia de coronavirus. Sin embargo, no todos los programas para teletrabajar son iguales ni ofrecen las mismas ventajas. Para elegir el mejor programa para teletrabajar, debes tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Adaptabilidad. El programa debe adaptarse a tus objetivos y al valor añadido que quieres ofrecer a tus clientes o usuarios.
• Instalación y la compatibilidad. El programa debe ser fácil de instalar y compatible con el software que ya usas o que quieres usar.
• Almacenamiento. El programa debe tener suficiente capacidad de almacenamiento para guardar y acceder a tus archivos y documentos de forma segura y rápida.
• Seguridad. El programa debe proteger tus datos y los de tu empresa, así como permitirte recuperar la información en caso de pérdida o daño.
• Red. El programa debe funcionar bien con la red que usas para teletrabajar, ya sea wifi, móvil o cableada, y cumplir con las medidas de seguridad establecidas.
• Panel de control. El programa debe tener un panel de control claro y fácil de entender, donde puedas gestionar tus tareas, proyectos y comunicaciones.
• Comunicación. El programa debe permitirte comunicarte con tus compañeros y con tu empresa, mediante mensajes, llamadas o videollamadas.

En Internet puedes encontrar varios programas para teletrabajar, pero pocos cumplen con todos estos requisitos. Además, usar varios programas a la vez puede distraerte y complicarte el trabajo.  Tal y como comentaremos, hay una solución ideal para cualquier empresa que ofrece unos óptimos resultados.

¿Por qué Microsoft Teams es la herramienta perfecta para el trabajo remoto?

Porque Microsoft Teams combina el trabajo en equipo con el teletrabajo sin problemas. Con esta plataforma, puedes disfrutar de una variedad de herramientas digitales para el trabajo remoto que te facilitan la comunicación, la colaboración y la gestión de proyectos. A continuación, te explicamos algunas de estas herramientas digitales y cómo puedes usarlas.

La conversación entre los teletrabajadores

Una de las herramientas digitales más útiles de Microsoft Teams es el chat, que te permite enviar y recibir mensajes instantáneos con tus compañeros de trabajo. Así, puedes resolver dudas, compartir información y coordinar tareas sin perder tiempo ni saturar tu bandeja de entrada. Además, puedes compartir documentos y archivos en los que puedes colaborar en tiempo real con tus colegas, gracias a la integración con otras aplicaciones de Microsoft 365 como Word, Excel o PowerPoint.

La opción de realizar llamadas o videollamadas

Otra de las herramientas digitales que ofrece Microsoft Teams es la posibilidad de realizar llamadas o videollamadas con tus compañeros o clientes. Puedes hacerlo desde el chat o desde el calendario, donde puedes programar reuniones online con hasta 250 participantes. También puedes organizar eventos en vivo con hasta 10 000 asistentes, ideales para presentaciones, webinars o conferencias. Con Microsoft Teams, puedes disfrutar de una comunicación fluida y de calidad, con opciones como los subtítulos, la transcripción, la grabación o el modo juntos.

La creación de grupos de trabajo

Microsoft Teams te permite crear equipos y canales para agrupar a los teletrabajadores según los proyectos o departamentos a los que pertenecen. De esta forma, puedes organizar mejor tu trabajo y acceder a todo lo que necesitas en un solo lugar. Cada equipo tiene su propio espacio de almacenamiento basado en SharePoint Online, donde puedes guardar y consultar los archivos relacionados con tu trabajo. También puedes agregar bots, aplicaciones o pestañas personalizadas para facilitar tu trabajo y el de tus compañeros.

La integración con otros programas

Microsoft Teams no solo funciona a la perfección con los programas de Microsoft 365, sino también con otras aplicaciones externas que pueden ayudarte a mejorar tu teletrabajo. Por ejemplo, puedes integrar SharePoint para gestionar tu intranet corporativa, Stream para crear y compartir vídeos empresariales, Yammer para fomentar la cultura organizacional o Planner para asignar y seguir las tareas pendientes. También puedes conectar otras aplicaciones como Trello, Slack o Zoom para ampliar las funcionalidades de Microsoft Teams.

Debe destacarse que Microsoft Teams no solo funciona bajo entorno Windows. Se ofrecen versiones para MAC, Android e iPhone. Basta con descargarse la alternativa compatible con el sistema operativo de los dispositivos que vayan a utilizarse. Posteriormente, es necesario suscribirse eligiendo entre las opciones disponibles.

El control de acceso al correo electrónico

Microsoft Teams te permite usar tu propio dominio personalizado para tu correo electrónico, así como intercambiar y alojar mensajes con tus contactos. Además, puedes conectar Teams con los servicios de administración de derechos para restringir el acceso a ciertos empleados o grupos, y así mejorar la seguridad de tu información.

El almacenamiento de archivos

Microsoft Teams te ofrece un espacio de almacenamiento basado en SharePoint Online, donde puedes guardar y consultar los archivos relacionados con cada equipo o canal. Puedes aprovechar las ventajas de SharePoint, como la sincronización, la versión y la coautoría de los archivos.

El teletrabajo

Microsoft Teams te facilita el teletrabajo desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo. Solo necesitas una conexión a Internet y acceder al panel principal de Teams, donde puedes ver tus equipos, canales, chats y reuniones. También puedes usar la aplicación móvil de Teams, que te permite enviar mensajes de voz y recibir notificaciones. La conexión permanente de los pertenecientes al mismo grupo de trabajo contribuye al éxito.

El vídeo empresarial

Microsoft Teams te permite crear, gestionar y compartir vídeos de tu empresa con tus compañeros o clientes. Puedes grabar tus reuniones online con subtítulos o transcripciones, y publicarlas en Stream o en Teams. Así, los asistentes pueden ver los vídeos en el formato que prefieran y prestar atención a lo que se les dice.

Una agenda individual

Microsoft Teams también te ofrece una agenda individual donde puedes ver tus reuniones programadas, tus eventos pendientes y tus recordatorios. Puedes sincronizar tu agenda con Outlook y acceder a ella desde cualquier dispositivo. Así, puedes planificar mejor tu tiempo y no perderte ninguna cita importante.

La seguridad

Microsoft Teams te garantiza la seguridad de tus datos y los de tu empresa, gracias al cifrado de la información y al cumplimiento de las normativas vigentes. También te permite configurar el acceso a los equipos y canales mediante permisos o invitaciones, así como establecer un segundo factor de autenticación para verificar tu identidad. Además, puedes recuperar los datos perdidos o borrados mediante la papelera de reciclaje o la restauración desde una copia de seguridad.

Escalabilidad

Microsoft Teams se adapta a las necesidades de cada empresa y cada teletrabajador, ofreciendo planes flexibles y personalizables. Puedes elegir entre distintas opciones según el número de usuarios, el espacio de almacenamiento, las funcionalidades o el precio. También puedes cambiar de plan cuando quieras, sin compromiso ni penalización.

Novedades en las herramientas digitales para el teletrabajo con Microsoft Teams

Además de las herramientas digitales que te hemos explicado, Microsoft Teams también te ofrece otras novedades que pueden mejorar tu teletrabajo. Por ejemplo:

• Excel Live: una función que te permite editar y colaborar en hojas de cálculo de Excel directamente desde Teams, sin necesidad de abrir otra aplicación o ventana. Así, puedes trabajar con tus datos de forma más rápida y sencilla.
• Microsoft Teams Premium: un plan que te ofrece más funcionalidades y beneficios para tu teletrabajo, como la posibilidad de crear hasta 1000 canales en un equipo, publicar grabaciones de seminarios web en Teams, usar fondos animados en las reuniones o disfrutar de un modo compacto en el chat. Si quieres saber más sobre este plan, puedes consultar esta página.
• Teams Connect: una función que te permite compartir canales con personas de otras organizaciones, tanto internas como externas. Así, puedes colaborar fácilmente con socios, clientes o proveedores en un mismo espacio de trabajo. Puedes acceder a los canales compartidos desde tu propia aplicación de Teams y controlar el acceso y los permisos de cada participante.
• PowerPoint Live: una función que te permite presentar tus diapositivas de PowerPoint directamente desde Teams, sin necesidad de compartir tu pantalla. Así, puedes disfrutar de una experiencia de presentación más fluida y dinámica, con opciones como el modo moderador, el chat integrado, las reacciones en vivo o el modo privado. Además, los asistentes pueden ver las diapositivas a su propio ritmo, hacer zoom o retroceder.
• Modo juntos: una función que te permite sentirte más cerca de tus compañeros o clientes durante las reuniones online. Con esta función, puedes ver a los participantes en un mismo fondo virtual, como si estuvieran en la misma sala. Así, puedes mejorar la conexión y la interacción con ellos, reducir la fatiga y aumentar el compromiso. Puedes elegir entre distintos escenarios, como una sala de reuniones, un auditorio o una cafetería.

Como has visto, Microsoft Teams ofrece un conjunto de herramientas digitales para el teletrabajo que te permiten trabajar desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo. Con esta plataforma, puedes mejorar tu comunicación, tu colaboración y tu gestión de proyectos, así como tu seguridad y tu escalabilidad. Si quieres saber más sobre cómo usar Microsoft Teams para el teletrabajo, contacta con nosotros y te asesoraremos sin compromiso.