Herramientas digitales para el teletrabajo con Microsoft Teams

Microsoft Teams es el complemento perfecto de Microsoft 365. De hecho, se ha convertido ya en uno de los términos mejor conocidos por parte de los teletrabajadores. A continuación, se comentan cuáles son las herramientas digitales para el teletrabajo que incluye.

¿Cómo elegir el mejor programa para teletrabajar?

El antedicho verbo es uno de los más conjugados desde la aparición de la pandemia de coronavirus. Muchos empresarios se vieron en la tesitura de elegir un programa eficaz. Entre otros requisitos, la opción elegida debe cumplir con los siguientes.

• La adaptabilidad. Dependerá de los objetivos a alcanzar y del valor añadido que se quiera disfrutar.
• Una instalación sencilla y la compatibilidad con el software existente.
• La capacidad de almacenamiento del software de teletrabajo.
• Seguridad. La protección de los datos de la empresa es imprescindible. La opción de recuperar la información perdida, también.
• La red que usará el teletrabajador. Deberá ajustarse a las medidas de seguridad estipuladas.
• Un panel de control claro y fácil de entender.
• La opción de poder comunicarse con otros compañeros y con la empresa.

En Internet es posible encontrar diversos programas para teletrabajar, pero muy pocos incluyen todo lo anterior. Evitar el uso de opciones complementarias distrae a los empleados que prefieren una única plataforma. Tal y como ahora se comenta, hay una solución ideal para cualquier empresa que ya está ofreciendo óptimos resultados.

¿Por qué Microsoft Teams es la herramienta perfecta para el trabajo remoto?

Porque une el trabajo en equipo con el teletrabajo sin dificultad. A ello contribuye la interesante variedad de herramientas para trabajo remoto que ahora se detalla.

La conversación entre los teletrabajadores

El usuario únicamente tiene que acceder al panel principal, hacer clic en el nombre del compañero y comenzar a escribir. El proceso de enviar y recibir correos electrónicos ralentiza la actividad. La opción de compartir documentos en los que podemos colaborar y archivos en segundos aumenta la eficacia y la productividad.
La opción de realizar llamadas o videollamadas
Solo es necesario hacer clic en la opción correspondiente. Es posible programar videollamadas hasta para 250 participantes. Los eventos en línea admiten hasta 10 000. La inclusión de subtítulos es imprescindible para aclarar mejor el contenido de cada llamada. Incluso es posible llamar al número de teléfono de la sala de reunión. Así, se evita la dependencia total de Internet.

La creación de grupos de trabajo

La interfaz principal permite agrupar a los teletrabajadores en grupos concretos. Cada envío de documentación, aviso o programación llegará a todos sus miembros. El uso de un repositorio de archivos facilita que cada profesional sepa qué debe hacer en todo momento.
Se permite agregar un bot a cada equipo para que ofrezca las respuestas necesarias a quien tenga alguna duda. Debe subrayarse que el acceso a la plataforma como desarrollador es libre. Los equipos de trabajo tendrán la opción de crear integraciones de Teams para sus procesos comerciales y aplicaciones.

La integración con otros programas

No solo funciona a la perfección con los programas de Microsoft 365 (Word, Excel, etcétera). También lo hace con otras aplicaciones como SharePoint, Stream o Yammer. La combinación de herramientas es siempre positiva para organizar mejor cada proyecto.
Debe destacarse que Microsoft Teams no solo funciona bajo entorno Windows. Se ofrecen versiones para MAC, Android e iPhone. Basta con descargarse la alternativa compatible con el sistema operativo de los dispositivos que vayan a utilizarse. Posteriormente, es necesario suscribirse eligiendo entre las opciones disponibles.

El control de acceso al correo electrónico

Microsoft Teams ofrece intercambio y alojamiento de correo electrónico, así como una dirección con dominio personalizado. Se conecta con los servicios de administración de derechos para restringir el acceso a empleados concretos. Esto contribuye a mejorar la seguridad de cada intercambio de información.

El almacenamiento de archivos

El almacenamiento se basa en la plataforma SharePoint Online, creando un site por canal, donde podemos almacenar datos dentro de las limitaciones de la plataforma SPO.

El teletrabajo

Es suficiente con disponer de un móvil, tableta u ordenador portátil con conexión a Internet. El acceso al panel principal permite comenzar a teletrabajar de inmediato. La aplicación para teléfonos móviles admite mensajes de voz. La conexión permanente de los pertenecientes al mismo grupo de trabajo contribuye al éxito.

El vídeo empresarial

La aplicación permite crear, gestionar y compartir vídeos de la empresa. Las reuniones pueden grabarse con subtítulos o transcritas a texto. Los asistentes tendrán toda la información en distintos formatos y durante la reunión podrán prestar atención a lo que se les indique.

Una agenda individual

Planner es la aplicación que asigna las tareas pendientes de cada teletrabajador. Combinada con Microsoft Teams, hace posible disfrutar de una agenda personalizada. El objetivo es conseguir que los empleados organicen mejor su tiempo.

La seguridad

Los datos compartidos se cifran. Según configuración puede requerir un segundo factor de autenticación para tener acceso. Los datos empresariales y de los usuarios quedan protegidos.

Escalabilidad

El programa se va adaptando a las necesidades de cada empresa a medida que se producen.

Puede afirmarse que Microsoft Teams ofrece un conjunto de herramientas digitales para el teletrabajo de enorme utilidad. Sirva la información anterior para confirmarlo y despejar cualquier duda al respecto.