Teletrabajo: todo lo que debes saber

En estos momentos ya estamos acostumbrados al teletrabajo, pero, ¿de verdad conoces las palabras clave que lo definen?

Teletrabajo no sólo conlleva el hecho de realizar la actividad profesional fuera de las oficinas de la empresa, es un nuevo “mindset”, una nueva manera de entender el trabajo con nuevos escenarios y buenas prácticas. No te pierdas nuestro glosario con las palabras más importantes relacionadas con este nuevo paradigma, para que puedas conocerlo ¡y sacarle el máximo provecho!

A

Adaptación

El teletrabajo es un nuevo paradigma y modelo de trabajar y por ello requiere de una adaptación total, desde la parte más personal hacia la parte más técnica y organizativa. Por tanto, la mayor parte de los procesos deben ser revisados para realizar una implementación progresiva y efectiva.

Agenda

Tener una agenda actualizada con todas las reuniones es necesario para tener organizado el trabajo diario. Pero no sólo es importante para el trabajo de uno mismo sino también para dar visibilidad de nuestra disponibilidad hacia los demás (si nuestro sistema de correo lo permite). No sólo podemos agendar nuestras reuniones, sino que también los períodos de tiempo en los cuales necesitamos estar concentrados.

Asana

Herramienta de gestión de trabajo enfocado a equipos para que éstos gestionen sus metas, iniciativas y tareas diarias.

B

Burnout

Hablamos del síndrome de estar quemado, con un cúmulo de situaciones que nos han hecho no estar a gusto en nuestro lugar de trabajo. Típicamente, realizar más horas de las debidas, expectativas no cumplidas, no reconocimiento de nuestros compañeros y/o superiores, etc. Y que usualmente nos hacen sentir mal e incluso tener síntomas físicos (fatiga, falta de sueño, nerviosismo…). En el ámbito de teletrabajo, hay que tener cuidado porque se pueden realizar malas prácticas que nos lleven a esta situación.

Bienestar (mental y físico)

Estado en el cual nos encontramos en sintonía con nuestra vida y todos sus ámbitos. Realizar prácticas físicas (ejercicio) y mentales (meditación, focalización, mindfuldness…), así como estar emocionalmente equilibrado ayuda a conseguir este estado.

C

Comunicación

En un entorno de teletrabajo y que por tanto los encuentros físicos están más limitados, es clave la comunicación. Y, por tanto, se deben incluir acciones comunicativas e incluir las herramientas adecuadas en los procesos de trabajo de todos los equipos incluyendo a responsables y gerencia.

Colaboración

Está claro que el espíritu de colaboración, siempre debe estar presente en un profesional, sea cual sea posición y responsabilidad, pero esto es aun más crítico en modalidad de trabajo en remoto dado que las interacciones pueden tender a ser menores. Por ello, los flujos de trabajo de las organizaciones y sus miembros deben incluir prácticas y herramientas que la sustenten y fomenten.

Conciliación

En trabajo remoto es más fácil realizar la tan ansiada conciliación familiar dado que se evitan tiempos en los desplazamientos. El trabajador puede flexibilizar más su horario laboral en función de sus necesidades personales y familiares redundando así en una mejora de su productividad y apego a la empresa.

Coworking

Término para definir la posibilidad de trabajar en un entorno presencial pero que es compartido con otras empresas y profesionales. Puede complementar el teletrabajo para aquellas personas que no tengan el espacio adecuado para trabajar en sus casas. Muchas compañías facilitan estos espacios para que sus trabajadores puedan acudir a centros más cercanos de trabajo a sus residencias y optimizar así sus instalaciones.

D

Dirección

La dirección de cualquier compañía debe apostar por la adopción del teletrabajo donde sea aplicable dado que aporta mejoras en el bienestar de los trabajadores, pero también aporta ahorros de costes asociados. Se debe producir un cambio de mentalidad progresivo en ésta, para pasar de un modelo presencial a otro modelo basado en objetivos.

Descanso

Vital en el modelo remoto, dado que en el modelo presencial era más fácil tener pequeñas pausas para desconectar la mente (cafés con los compañeros, charlas de pasillo, etc.), en casa, esto no está presente y podemos caer en el error de estar todo el rato delante de la pantalla, cosa que afecta negativamente en nuestra concentración y rendimiento. Acciones como el parar para tomar un algo, mantener charlas con otros compañeros, dar una breve vuelta, realizar estiramientos de cuello y espalda hacen que podamos afrontar mejor nuestras tareas.

Digitalización

Evidentemente, la adopción del teletrabajo requiere de una digitalización completa de la compañía ya que cada casa de trabajador actúa como una pequeña oficina, así que ya no es posible tener tantos medios físicos como tenemos en la modalidad presencial (impresoras, archivos…), así que es imperativo tenga digitalizada toda su estructura que pasa desde la documentación corporativa (facturación, ofertas, procesos), documentos de trabajo de todos los departamentos o equipos hasta la propia infraestructura (servidores y herramientas) y su securización. Los trabajadores deben poder realizar sus quehaceres de manera digital para que la información fluya y se comparta en la corporación.

E

Equipos

El trabajo en remoto ha hecho que cada vez sea necesario mayor colaboración y coordinación en la realización de las tareas de la empresa. Para ello, la distribución en equipos de trabajo que compartan y colaboren es más efectiva que el hecho de tener departamentos. Los equipos introducen prácticas y flujos de trabajo que aumentan su colaboración y efectividad. Para ello es buena idea de utilizar de herramientas y formas de trabajo que lo fomenten, como pueden ser las metodologías ágiles.

Espacio de Trabajo

Es muy recomendado de cada trabajador tenga un espacio de trabajo en su casa específico para poder realizar su actividad profesional. Este espacio debe ser diferente a alguno público (comedor, sala de estar, cocina…) dado que esto dificultaría el cambio de contexto entre la vida personal y profesional. Este espacio debe estar adecuado y debe tener todas las herramientas adecuadas para que el trabajador desempeñe su labor (mesa, silla cómoda, situación de pantalla y ordenador, tranquilidad…).

F

Focalización

Es importante que, en modalidad de teletrabajo, los trabajadores tengan capacidad de focalización. Esto es, que tengan claros sus objetivos, tanto a corto, medio y largo plazo. De esta manera podrán entender mejor, en un entorno en que las relaciones personales disminuyen, qué se espera de ellos y dónde pueden aportar valor así como expresar necesidades u opiniones al respecto.

Flexibilidad

El teletrabajo puede aportar más flexibilidad a la hora de que el trabajador organice mejor sus labores, teniendo en cuenta claro la colaboración con compañeros, pero también sus necesidades personales y ritmos. Por ello, la empresa puede también hacer flexible los horarios en modalidad teletrabajo.

G

Gamificación

Técnica de marketing que puede usarse en las empresas para aumentar la colaboración, comunicación y sentimiento de pertenencia de los trabajadores. Muy útil en modalidad de trabajo en remoto dado que ayuda a impedir que los trabajadores pierdan el pulso a la compañía (desafección).

Google Drive

Repositorio en la nube para que los usuarios puedan guardar, compartir y acceder a sus documentos y archivos.

H

Horario Laboral

En modalidad remota, es importante establecer un horario de trabajo claro tanto desde el punto de vista de la empresa, indicando las franjas horarias en las cuales el trabajador puede realizar su labor, así como éste indicando su disponibilidad usando las herramientas de comunicación y colaboración disponibles.

Herramientas de comunicación y colaboración

En un entorno de teletrabajo, disponer de herramientas de colaboración y comunicación es vital para que la organización y sus miembros puedan trabajar de manera efectiva. Microsoft Teams, Office 365, Skype, Zoom, Google Tools son solo algunos ejemplos de ellas.

I

Internacionalización

En trabajo en remoto adoptado en una empresa de manera habitual permite realizar acciones a algunas empresas que antes era más difícil realizar desde una perspectiva presencial. Empieza a existir una cultura en trabajo en remoto que permite abrirse a nuevos mercados, nacionales e internacionales, dado que el trabajo ya no tiene que realizarse de manera directa en casa del cliente, ya que éste ya tiene preparada su infraestructura para el acceso en remoto. Por otro lado, la gestión de talento también cambia, dado que las empresas pueden contratar a personal que trabaje en cualquier lugar del mundo y cualquier candidato podrá desarrollar mejor su carrera profesional independientemente del lugar donde viva.

J

Jira

Herramienta de gestión de proyectos de Atlassian. Permite de manera fácil establecer las diferentes iniciativas y prioridades de una empresa y medir el desempeño de los equipos y empleados.

L

Liderazgo

A distancia, el paradigma ha cambiado. En modalidad remota los equipos se deben liderar de otra manera. Ya no es posible realizar tanto un liderazgo basado en la presencialidad, en comunicar directamente con los empleados. Los dirigentes y mandos intermedios necesitan usar otras prácticas complementarias que les permitan comunicar al equipo los objetivos y no perder el contacto personal.

Localización

El trabajo puede realizarse en cualquier punto del mundo, ya sea desde el punto de vista de la empresa o el trabajador. El teletrabajo ha roto fronteras en cómo se pueden vender ciertos servicios y la política de captación de talento.

Loomio

Herramienta para la toma de decisiones descentralizada y remota. Ayuda a ahorrar horas de reuniones.

M

Microsoft Teams

Herramienta de colaboración por excelencia de Microsoft. Permite la creación de equipos, canales, reuniones en grupo y compartición de documentos, así como otras herramientas de gestión y colaboración.

O

Objetivos

Una correcta definición y comunicación de los objetivos de una empresa y sus departamentos son necesarios, pero más si cabe en un entorno donde los trabajadores pueden haber adoptado de manera intensiva o parcial el teletrabajo. Todo el mundo debe tener claro los objetivos de la organización, los de su equipo y personales, y la organización debe tratarlos de la manera más trasparente posible para que  éstos sean visibles en cualquier momento.

Office 365

Suite ofimática basada en la nube de Microsoft. A parte de ofrecer las herramientas típicas (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, One Note…) también proporciona otras herramientas que promueven la colaboración entre equipos y la democratización de la información, las más relevantes: Teams como herramienta de colaboración y comunicación, Sharepoint como plataforma documental corporativa, Power BI para la gestión de informes, Stream para compartir vídeos corporativos (reuniones, formaciones,…), Forms para crear encuestas y cuestionarios y  Power Automate para crear flujos de trabajo entre aplicaciones.

P

Protección de Datos

La empresa es responsable de proporcionar las medidas y herramientas necesarias para garantizar la seguridad y protección de los datos procesados por el trabajador para el cumplimiento de sus tareas.

Presencialidad

Es el método de trabajo tradicional, donde el trabajador acude a las oficinas de su empresa a realizar sus funciones y labores habituales. Conlleva aspectos positivos, como afinidad a la empresa y compañeros y colaboración. Aunque también puede conllevar puntos negativos como la dificultad en conciliar vida personal y profesional, así como los costes de infraestructura requeridos para albergar a todos los trabajadores.

R

Registro Horario

Cualquier trabajador realizando sus tareas en remoto debe poder registrar su actividad de igual manera que uno que esté modo presencial. Para ello, la empresa deberá facilitar las herramientas necesarias para realizar dicho registro.

S

Skype

Herramienta de videollamada y reuniones virtuales.

Slack

Herramienta de comunicación y trabajo en equipo orientada a canales. Ideada para minimizar el uso del correo electrónico.

T

Teletrabajo

Modalidad de trabajo en la cual el trabajador puede realizar sus actividades laborales desde donde crear oportuno sin estar presencialmente en las oficinas de la empresa que lo ha contratado. Se puede realizar una aproximación híbrida, en la cual el trabajador alterna días de trabajo presenciales en las oficinas y fuera, y otra aproximación de teletrabajo total en la cual el trabajador no acude a las oficinas y realiza todas sus actividades de manera telemática. Tiene puntos positivos como la conciliación familiar, optimización de costes de infraestructura pero también puede conllevar puntos negativos como desconexión del trabajador con su empresa y compañeros.

Transparencia

Este concepto es básico en modalidad de teletrabajo porque permite a todos los integrantes de una organización de saber cómo están el resto de los compañeros/áreas/iniciativas de la compañía pudiendo así colaborar de manera más efectiva y reaccionar más rápidamente a cualquier cambio que sea necesario realizar. Para ello, es vital utilizar diferentes herramientas que permitan esta transparencia y colaboración.

Trello

Herramienta de gestión de iniciativas para equipos de Atlassian. Está basada en el método de trabajo Kanban.

V

Videconferencia

Acción de realizar una reunión con los asistentes distribuidos en lugares diferentes.

Z

Zoom

Herramienta de videollamada y reuniones virtuales.