Maximiza tu eficiencia con Power Automate en Microsoft 365: Potencia tus procesos con la integración de Power Platform

El desarrollo de automatización de procesos ha experimentado un resurgimiento significativo como uno de los pilares de la transformación digital. Así, la adopción de herramientas de desarrollo de baja codificación en la nube, como Microsoft 365 Power Automate, que forma parte de la suite Power Platform, se ha convertido en un desafío clave para los departamentos de tecnología de las empresas.

Power Platform: optimización de flujos de trabajo

Esta plataforma permite implementar procesos empresariales sin conocimientos de programación y en poco tiempo. De este modo, existen numerosos factores a considerar por parte de las empresas en busca de una rápida adaptación a los cambios, tanto internos como externos:

• Autonomía de TI: Los usuarios de negocio requieren de una capacidad flexible para adaptar su entorno de trabajo, probar nuevas prácticas y desarrollar soluciones que se ajusten al mercado. Muchos procesos no pueden esperar a que se inicie un proyecto, se asignen recursos y se desarrolle, ya que para entonces el panorama habrá cambiado.
• Escasez de profesionales de TI: El mercado demanda cada vez más profesionales cualificados en tecnología, y las empresas luchan por encontrar talento capaz de mantener sus sistemas corporativos. Los procesos menos prioritarios rara vez tienen los recursos necesarios para diseñar una solución adecuada desde el departamento de TI.
• Acceso sin barreras: La transición a la nube para almacenar la información corporativa, el bajo costo de uso y la integración con la plataforma en su conjunto hacen que la automatización de procesos con Power Platform sea más rápida y sencilla que nunca.

Power Automate

La solución de automatización de flujos de trabajo creada por Microsoft está contenida en Microsoft Power Platform. Básicamente, Power Automate permite a los usuarios diseñar y automatizar procesos empresariales mediante la creación de flujos de trabajo sin necesidad de conocimientos de programación. Ofrece integración y sincronización automatizada de datos y aplicaciones, con el objetivo de mejorar la productividad y eficiencia de las organizaciones.

Power Automate permite la automatización de procesos de manera sencilla e intuitiva, sin requerir conocimientos de programación extensos. Por tanto, se reduce la necesidad de contratar personal especializado. Con esta herramienta de Microsoft, es posible conectar diversas aplicaciones, tanto de Office 365 como otras desarrolladas por terceros.

Entre las funcionalidades que ofrece esta plataforma, se encuentra la capacidad de transferir datos entre sistemas, enviar recordatorios de tareas, compatibilidad con datos provenientes de cualquier API, y automatizar tareas desde dispositivos locales. Estas funciones posibilitan agilizar y simplificar la ejecución de procesos empresariales rutinarios y de carácter repetitivo.

Funcionalidades

La aplicación viene equipada con plantillas predefinidas que están listas para ser utilizadas. Asimismo, ofrece recomendaciones sobre las diferentes aplicaciones que se pueden vincular entre sí. La interfaz de navegación es intuitiva y amigable, lo que la hace perfecta para usuarios con poca experiencia o con conocimientos limitados en programación.

Una vez que el usuario se ha familiarizado con la aplicación, tiene la posibilidad de crear flujos de trabajo personalizados. Por ejemplo, es posible diseñar un flujo que capture los datos de un cliente potencial y los transfiera automáticamente a Dynamics. También se puede configurar para capturar tweets que cumplan ciertos criterios y retuitearlos de manera automática.

Otra función útil es la capacidad de guardar los archivos adjuntos de los correos electrónicos en OneDrive o SharePoint. A su vez, cabe la opción de recibir notificaciones en el dispositivo móvil del usuario para mantenerlo actualizado en todo momento. Pero estas son solo algunas de las muchas posibilidades que ofrece este componente.

La lista de tareas y acciones automatizadas que se pueden llevar a cabo es prácticamente interminable. De esta forma, brinda una amplia flexibilidad para adaptar la herramienta a las necesidades específicas de cada organización.

Ventajas de Power Automate

Veamos las principales ventajas de la solución disponible en Microsoft 365:

• Automatización de tareas repetitivas: Permite automatizar tareas manuales y repetitivas, lo que ahorra tiempo y reduce errores. Es posible crear flujos de trabajo que realicen acciones, como enviar notificaciones por correo electrónico, recopilar datos de formularios o actualizar registros en una base de datos, entre otros.
• Integración con diversas aplicaciones y servicios: Se integra con un gran número de aplicaciones y servicios populares, tanto de Microsoft como de terceros. Esto permite conectar diferentes sistemas y automatizar la transferencia de datos entre ellos, mejorando la eficiencia y la colaboración entre diferentes equipos y herramientas.
• Interfaz visual y amigable: Utiliza una interfaz gráfica intuitiva y fácil de usar. No se requieren conocimientos de programación para crear flujos de trabajo, ya que se basa en el concepto de «arrastrar y soltar» componentes y acciones para diseñar los procesos deseados. Esto facilita que los usuarios de negocio puedan crear y modificar flujos de trabajo sin depender de los departamentos de TI.
• Amplia gama de plantillas predefinidas: Ofrece una amplia biblioteca de plantillas predefinidas que cubren diferentes escenarios comunes de automatización. Estas plantillas sirven como punto de partida y pueden ser personalizadas según las necesidades específicas de cada organización, lo que agiliza el proceso de creación de flujos.
• Soporte multiplataforma: Es compatible con múltiples dispositivos y plataformas. Se puede acceder a la plataforma a través de la web, así como utilizar la aplicación móvil para administrar y ejecutar flujos desde cualquier lugar.
• Seguridad y cumplimiento normativo: Se integra con las capacidades de seguridad y cumplimiento normativo de Microsoft. Esto incluye características como autenticación de múltiples factores, cifrado de datos en reposo y en tránsito, y cumplimiento de regulaciones y estándares de la industria. Así, se garantiza que los procesos automatizados se realicen de manera segura y cumplan con las políticas de seguridad de la organización.

Power Automate es una herramienta potente para la automatización de procesos empresariales. Ofrece ventajas como la simplificación de tareas, la integración con otras aplicaciones, una interfaz intuitiva, plantillas predefinidas, soporte multiplataforma y seguridad. Gracias a sus prestaciones, las organizaciones tienen la capacidad de mejorar su eficiencia, la productividad y la colaboración entre los miembros de sus equipos de trabajo, al tiempo que reducen la carga de trabajo manual y los errores humanos. Accede a un caso de éxito de Pasiona siguiendo este enlace.