Cómo tener reuniones virtuales efectivas en tiempos de teletrabajo

De una manera obligada por la pandemia del COVID-19, el teletrabajo se ha convertido en nuestra nueva realidad diaria, y ya casi todos, por no decir todos, nos hemos habituado a las reuniones virtuales desde un espacio de trabajo en casa.

Ya ha quedado claro que el teletrabajo ha venido para quedarse, pero como pasa con todo lo nuevo, hemos tenido que adaptarnos a una serie de nuevas prácticas, a las que sinceramente, muchos no estábamos acostumbrados. Pero esto no quiere decir que sean negativas, simplemente nuevas. Por ejemplo, la mejora de nuestra focalización y organización personal, al estar menos expuestos a las interrupciones que antes podíamos tener en la oficina de manera presencial.

Por otro lado, no todo es del color que nos gustaría, y desafortunadamente existen otras prácticas que nos han hecho tener hábitos menos saludables como el hecho de sentirnos conectados permanentemente y atentos a los chats y comunicaciones de nuestro equipo. Esto, inconscientemente, ha aumentado el nivel de estrés y tensión de la jornada laboral.

Una reunión en remoto no es una reunión presencial

Muchos os habréis sorprendido al leer el título porque pensaréis… Al fin y al cabo, una reunión es una reunión, ¿no? Y el hecho de que sea remota o presencial, no debería cambiar mucho al respecto, excepto por no estar físicamente en la oficina. Pero la verdad es que recientes estudios han demostrado que las reuniones mal gestionadas pueden agotarnos psicológicamente e incluso cansarnos más que las presenciales. ¿Cuántas veces has encadenado una reunión tras otra, siendo incluso difícil encontrar tiempo para ir al lavabo o tomarte un café? ¡Cuando ahora lo tenemos más cerca que nunca! Curioso, ¿no?

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¿Qué ha cambiado en nuestro día a día laboral?

En un contexto de teletrabajo aceptamos todas las convocatorias y tenemos la necesidad de estar siempre presentes. Ahora, las charlas con los compis que teníamos antes en el pasillo también son mediante videoconferencia, así que esos momentos más informales se convierten en reuniones en modalidad teletrabajo, aunque sea con un único interlocutor.

En las reuniones presenciales teníamos en cuenta el tiempo de desplazamiento, cosa que nos hacía tener un margen entre reuniones. Este tiempo nos ayudaba a desconectar y a interiorizar los temas tratados.

¿Qué puedo hacer para desconectarme del teletrabajo?

Cómo hacer efectiva una reunión virtual

Es necesario adoptar unas simples pero efectivas prácticas para que nuestra salud psicológica e incluso física no se vea afectada:

• Evita realizar reuniones consecutivas. Intenta dejar un margen de como mínimo 30’ antes y después de cada una.
• Ponte un máximo de reuniones “intensas” por día (digamos dos o tres diarias), es decir, aquellas que por duración, temas y asistentes necesitan más de tu atención y energía.
• Sé estricto con el inicio y fin de las reuniones. Y si te has corto/a, busca un hueco otro día. Así evitarás no descuadrar tu valiosa planificación de la jornada.
• Resérvate tramos de trabajo personal donde tu agenda esté bloqueada y, por tanto, puedas concentrarte en temas concretos sin que ninguna reunión te distraiga.
• Ten en cuenta las agendas de los asistentes a la reunión (si las puedes ver). Si sus agendas para ese día ya están muy completas, mejor busca un hueco en otro momento.
• Sobre las antiguas reuniones de “pasillo”, discrimina lo importante de lo urgente para dar atención a la persona que te necesite. Si no es urgente, puedes aplazar la charla para más tarde e incluso otro día. Aprovecha las reuniones de coordinación con tus compañeros para hablar de estos temas menos urgentes.
• Y, por último, pero no menos importante… ¡Puedes y debes rechazar reuniones! No es un crimen y hacerlo significará que le das la importancia necesaria, y por eso quieres buscar un hueco más idóneo para tratar el tema.

¿Te han parecido útiles? Pues esto solo son unos pequeños tips que te ayudarán a gestionar mejor tu agenda de reuniones. Si necesitas ayuda para optimizar el teletrabajo en tu equipo o compañía, ponte en contacto con nosotros y nuestros consultores en Agile te asesorarán para dar con la mejor solución.