Medición del éxito en proyectos de Outsourcing IT: cómo demostrar el valor de tu inversión

A la hora de llevar a cabo y gestionar cualquier tipo de proyecto es de vital importancia contar con indicadores que nos permitan entender si hemos cumplido nuestros objetivos. Por ello, en este artículo abordaremos la medición del éxito en proyectos de outsourcing de IT.

¿Qué es la medición del éxito en proyectos de Outsourcing IT?

En cualquier tipo de negocio la evaluación de resultados de manera objetiva es la única forma que existe para determinar si un proyecto ha sido un exito o un fracaso. En este sentido, cuando estamos preparando cualquier tipo de acción o prueba debemos ser capaces de identificar aquellos indicadores clave que nos permitirán conseguir estos datos.

No contar con la información correctamente registrada y almacenada supondrá una enorme pérdida de tiempo y recursos de todo tipo. Esto, en un contexto empresarial que va cada vez más rápido debido a la transformación digital, provocará un enorme retraso respecto a la competencia.

Actualmente, lo importante en la medición del éxito en proyectos de outsourcing de IT es tener un proceso estandarizado que se pueda poner en práctica con rápidez. De esta manera, escalar cualquier tipo de negocio es mucho más sencillo y rentable. En este vídeo mostramos un ejemplo de cómo es posible optimizar los procesos de selección de candidatos para cualquier tipo de vertical. El talento humano es uno de los más diferenciales en todos los sectores.

Indicadores clave en la medición del éxito en proyectos de outsourcing de IT

Una vez ya somos conscientes de la importancia de controlar estos aspectos en cualquier proyecto, vamos a explicar algunos de los indicadores clave que no podemos olvidar. Los más destacados son los siguientes:

1. Productividad

Cuando se plantea cualquier tipo de acción se destinan unos recursos con el fin de lograr unos objetivos determinados. A través de métricas de productividad se puede establecer una relación entre el esfuerzo realizado y el presupuesto que se ha destinado para ello. Asimismo, hay mucha información relacionada como el cumplimiento de las fechas de entrega o el rendimiento de cada trabajador.

De esta manera, será posible conocer si vale la pena seguir invirtiendo en este proyecto, o en cambio, es mejor emplear estas fuerzas en otra cosa.

2. Hacer seguimiento del proyecto

La figura del project manager puede llegar a estar llena de complejidades. A la hora de diseñar cualquier tipo de proyecto se establecen unas metas utilizando la metodología SMART. De esta manera, los objetivos son medibles y, a priori, alcanzables. Sin embargo, a lo largo del tiempo que se hacen todas las acciones que confeccionan el plan pueden llegar a ocurrir imprevistos.

Por esta razón, es muy importante que todas las personas que gestionen un proyecto hagan una comparativa de cuál es la situación actual en la que nos encontramos respecto a las previsiones iniciales. Con toda esta información es posible tomar decisiones como añadir más recursos para recuperar el tiempo perdido o hacer cambios.

3. Calidad y satisfacción del cliente

En los negocios orientados al cliente final, el servicio de costumer service debe contar con unos indicadores muy claros. El propósito principal es asegurarnos de que la satisfacción de los consumidores es óptima. Esto afecta de manera directa en la fidelización y el ratio de ventas que podemos conseguir.

En este caso, si realizamos proyectos, también hay que medir la óptima entrega del trabajo final. Por un lado, es necesario comprobar que realmente se han cumplido los plazos de entrega. Por otro, es vital llevar a cabo una encuesta para recoger la opinión y el feedback de la otra parte.

4. Costes

Ser capaz de medir los costes de una forma efectiva y precisa es primordial para la salud de la tesorería de cualquier empresa. Esto es aún más relevante en todos aquellos proyectos donde el margen está ajustado. Por tanto, antes de dar luz verde a un trabajo hay que acotar bien todas las partidas presupuestarias que se van a destinar.

Una vez está en marcha el proyecto, los encargados de gestión han de hacer un seguimiento minucioso de que todas las semanas y meses se está gastando por debajo del límite.

5. Margen de rentabilidad

Finalmente, y aunque esta medición del éxito en proyectos de outsourcing de IT está relacionada con los costes, también es fundamental medir el margen de beneficio para obtener el valor de la inversión. Esto no es más que la diferencia que existe entre lo que hemos facturado y lo que hemos gastado.

De hecho, sirve de gran ayuda para toda empresa a la hora de hacer presupuestos en el futuro. Quizás inicialmente los márgenes son demasiado ajustados para ir a volumen. Una vez el posicionamiento de nuestra marca es más fuerta tenemos la oportunidad de subir nuestros precios.

Cómo evaluar los resultados de un proyecto de Outsourcing

Una vez ya tenemos en mente los indicadores más importantes que debemos tener en cuenta para medir el éxito de cualquier proyecto, es hora de entender cómo evaluar los resultados. En cualquier proyecto de outsourcing se lleva a cabo un servicio que una empresa ha decidido externalizar.

Por tanto, es de vital importancia que mantengamos una comunicación fluida con nuestros clientes. Al final, un buen trabajo será aquel en el que no se note estas barreras entre empresas. Hay que conocer de forma profunda los objetivos que se quieren conseguir y cuál es plan de ruta. A partir de aquí, una vez finalizado el proyecto, es importante determinar si los objetivos se han cumplido. En caso negativo, saber las razones que han llevado a ello y cómo corregirlo. En cambio, si finalmente se han cumplido, también es fundamental analizar si es posible mejorar los resultados en el futuro. Una metodología analítica y data-driven es lo que hace falta en estos casos.

En Pasiona somos expertos en la gestión de proyectos. Como conclusión, la medición del éxito en proyectos de outsourcing de IT es una clave principal para poder escalar cualquier negocio y llevar a cabo un proceso de automatización de los flujos de trabajo.