Introducción

En el anterior artículo explicamos cómo introducir la agilidad en las PYMEs. Así que en este artículo cerraremos esta serie de artículos dirigidos a cómo implantar Agile en el mundo de la pequeña empresa de manera exitosa.

Propuestas organizativas y plan de formación

Una vez realizado el diagnóstico, se pueden definir diferentes propuestas organizativas orientadas a la gestión ágil de productos y servicios. Es crucial diseñar un plan de formación para empleados, equipos y dirección, asegurando que todos los niveles de la organización comprendan y se comprometan con los principios ágiles. La elección de un catálogo de herramientas que facilite la comunicación y el trabajo diario es también un componente esencial de esta fase.

Los principales objetivos de esta fase son los siguientes:

Ilustración 6. Objetivos formativos en una implantación Agile

1. Adquisición del conocimiento adecuado para cada una de las partes de la organización. Esta acción requiere de un análisis de las necesidades de conocimiento de cada una de las personas y grupos implicados, para poder aportar un itinerario formativo personalizado.
2. Conocimiento sobre el marco de trabajo personalizado para la organización. El método de trabajo, que será producto del análisis de situación previo, plantea una serie de actividades y herramientas que tienen un uso específico, y de las cuales será necesario adquirir conocimiento y dominio.
3. Roles y responsabilidades. Una implantación ágil tiene repercusiones útiles en la forma en que las personas se organizan, se comunican y se responsabilizan de sus tareas. Como parte de las acciones de formación, existirá un espacio en que pueda entenderse un nuevo mecanismo de convivencia en la organización; y de cómo este mecanismo beneficia la eficiencia del proceso y la calidad de los resultados.
4. Conocimiento sobre la organización y el proceso. El marco de trabajo descrito anteriormente tiene sentido únicamente si la organización adquiere cierto nivel de experiencia en gestionar su demanda, proyectos, servicios, dependencias, riesgos, conflictos, costes, calendarios o recursos; siguiendo en todo ello una orientación ágil para la gestión. De poco sirve un equipo orientado a la agilidad, en una organización que no lo está.
5. Conocimiento sobre las herramientas. Las herramientas son una parte fundamental del día a día en el trabajo de las personas. De su correcto uso y, sobre todo, de un uso homogéneo y orientado a la agilidad, dependerá el éxito de una implantación ágil en la PYME. Por lo que, como parte de las acciones de formación, habrá un espacio especialmente dedicado al uso de las herramientas corporativas que sean idóneas en la nueva gestión.

Plan de implantación y coaching continuo

Definida, por un lado, la situación actual de la empresa; las diferentes propuestas organizativas orientadas a la gestión ágil de productos y servicios; el plan de formación a personas, equipos y dirección; y la selección del catálogo de herramientas que facilitaran el día a día en las comunicaciones y el trabajo de las personas en la organización. Con todo ello, se establecerá un plan de implantación.

Este plan de implantación será producto del consenso con la propia organización, de forma que las acciones que se acuerden ejecutar sean realmente útiles para la empresa y loas personas, y se orienten claramente hacia la consecución de los beneficios que se persiguen.

Este plan de implantación no pasa por una mera activación de herramientas y acciones formativas. Pretende ser algo más poderoso. Una cobertura y acompañamiento completos en todo el proceso de implantación y asimilación de conocimiento. Esto incluye las sesiones de coaching y acompañamiento que, juntamente con la empresa, se estimen necesarias. Con este acompañamiento se pretende acelerar la asimilación de las reuniones, operativas y herramientas establecidas; a la vez que se obtiene la garantía de que esta nueva forma de trabajar y comunicarse se lleva a cabo de la forma más eficiente, correcta y menos traumática posible.

Nada de esto tendría sentido si, junto con los esfuerzos de implantación y mejora, no se incluyeran mecanismos para medir su consecución, avance y los beneficios obtenidos. Para todo esto, el plan de implantación debe incluir acciones que permitan medir ciertas variables que ayuden al equipo de implantación y a la empresa a comprender el alcance de las acciones, su grado de éxito en la implantación, y las adaptaciones necesarias, según la casuística de la empresa.

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Mecanismos de medición

Para asegurar el éxito de la implantación de metodologías ágiles, es imprescindible incluir mecanismos que permitan medir el progreso y los beneficios obtenidos. Estas mediciones ayudan a comprender el alcance de las acciones, evaluar el grado de éxito y realizar las adaptaciones necesarias según las necesidades específicas de la empresa.

Soporte continuo

En un entorno dinámico como el de las PYMEs, es vital contar con un soporte continuo que garantice la calidad y la continuidad de los procesos ágiles. Con el apoyo de consultores expertos, las empresas pueden adaptarse a nuevas buenas prácticas y mantener un enfoque constante en la mejora de la eficiencia, el control de los costes y la calidad de los resultados.

¿Qué buscamos? Impacto positivo de agile en PYMEs

La adopción de metodologías ágiles puede tener un impacto significativo en la organización de equipos y proyectos en una PYME. Entre los beneficios más destacados se encuentran:

• Mejora en la entrega de valor: Agile permite una entrega incremental y continua de valor, lo que significa que los productos y servicios pueden ser ajustados y mejorados constantemente según las necesidades del cliente y del mercado.
• Mayor flexibilidad y adaptabilidad: Las metodologías ágiles facilitan la adaptación rápida a cambios y nuevas demandas, lo cual es esencial en un entorno empresarial dinámico.
• Cohesión y colaboración del equipo: El enfoque ágil fomenta la colaboración y comunicación efectiva entre los miembros del equipo, lo que mejora la cohesión y el desempeño.
• Transparencia y visibilidad: Los procesos ágiles proporcionan una mayor transparencia y visibilidad de los proyectos, lo que facilita la toma de decisiones informadas y la gestión eficiente de los recursos.
• Reducción de riesgos: La entrega continua y las revisiones periódicas ayudan a identificar y mitigar riesgos de manera temprana, evitando costosos errores y retrasos.

Conclusión

La implementación de metodologías ágiles en PYMEs puede ser un catalizador para la transformación organizativa y la mejora de la entrega de valor. A través de un plan de implantación consensuado, sesiones de coaching y mecanismos de medición, las PYMEs pueden lograr una mayor eficiencia, flexibilidad y adaptabilidad.

En Pasiona, nos comprometemos a acompañar a las empresas en este viaje, asegurando que nunca se sientan solas y que siempre cuenten con el apoyo necesario para alcanzar sus objetivos estratégicos. Además, somos expertos en la implementación exitosa de metodologías ágiles en PYMEs.