Externalización de servicios de TI: estrategias para el Outsourcing exitoso

El outsourcing IT se ha revelado como un instrumento de una gran utilidad en las empresas de hoy en día. A continuación, repasamos las claves de un servicio cada vez más demandado y que proporcionamos en Pasiona.

¿Qué es el outsourcing IT?

En primer lugar, hemos de señalar que la externalización de servicios de TI consiste en delegar las labores relativas a la informática. Se trata de una fórmula de organización y reparto de una faceta del trabajo cuya relevancia se está incrementando.

Esta delegación de funciones se enmarca en un proceso relativamente generalizado en el ámbito empresarial. Nos referimos a la transformación digital. La digitalización de las actividades de las firmas se está convirtiendo en algo imprescindible para garantizar su competitividad.

En este sentido, no cabe duda de que la implementación de la digitalización supone una inversión con retorno positivo. No obstante, no todas las empresas parten de las mismas condiciones a la hora de ponerla en práctica.

Por una parte, las organizaciones con un alto volumen de negocio, por lo general, están capacitadas para dotarse de un departamento de IT. Por otra parte, las pequeñas y medianas empresas pueden experimentar dificultades cuando de aumentar su plantilla se trata.

Aunque las grandes empresas también pueden optar por externalizar sus servicios IT, es una solución óptima, sobre todo, para las pymes. Tienen la posibilidad de subcontratar los servicios informáticos que necesiten, lo cual les permite racionalizar sus gastos en esta partida.

En este aspecto, pueden decantarse por la subcontratación de una asistencia informática general. Esta puede prestarse durante una serie de horas acordadas al mes. Pero también pueden preferir esta fórmula únicamente para algún programa concreto que tengan que abordar. Por ejemplo, para la digitalización de unos archivos antiguos o una campaña de marketing online.

No va a tener las mismas necesidades una pequeña tienda de juguetes que un proyecto 4.0. La adaptabilidad de la externalización IT es uno de sus valores añadidos.

Beneficios del outsourcing IT

Son diversas las ventajas que caracterizan la delegación de los trabajos informáticos de una empresa. Lo primero que hemos de tener en cuenta es que implican una necesaria profesionalización de estas tareas.

Designar a técnicos especializados para llevar a cabo estas labores va a tener una incidencia directa en la productividad de la compañía. Por un lado, por el hecho de que se van a ocupar de estas funciones especialistas que van a optimizar la calidad de los encargos. Por otro lado, por descargar de obligaciones a los empleados que, anteriormente, tenían que responsabilizarse, sin ser expertos, de la informática.

El outsourcing IT garantiza que sean profesionales quienes se encarguen de que las necesidades digitales de la empresa estén siempre cubiertas. En este sentido, los equipamientos contarán con las inversiones y actualizaciones adecuadas. Asimismo, la plantilla recibirá la formación y asistencia oportunas. Por último, los encargos externalizados serán realizados sin fallos.

Aparte de la reputación que proporciona el trabajo bien hecho, aporta también un ahorro considerable. Nos referimos a un ahorro de tiempo y dinero. Primero, por ser la externalización más rápida que encargar las responsabilidades informáticas a trabajadores de otros departamentos. En cuanto al ahorro económico, resulta más rentable pagar por un trabajo óptimo que tener que afrontar o corregir retrasos o fallos.

En resumidas cuentas, esta delegación de la parcela digital incide en el círculo virtuoso de la organización. Los servicios digitales se encuentran en manos de personal de confianza, por su especialización. Por su parte, el empresario y el resto de la plantilla pueden dedicarse a sus áreas específicas, despreocupándose de la informática.

Recordemos que, en una pyme, el mismo empresario suele estar implicado en gran parte de los asuntos empresariales del día a día. Por eso, una consultora como Pasiona puede aportarle una contribución notable.

Desafíos del outsourcing

Por otro lado, la implementación del outsourcing IT en una organización empresarial no está exenta de tensiones. Conviene preverlas para, si se dan, intervenir de un modo eficaz.

En este aspecto, la comunicación puede convertirse en un primer escollo. Es posible que los técnicos informáticos utilicen un lenguaje y un registro con conceptos y expresiones difíciles de entender para la plantilla. Es precisa, por lo tanto, la realización de un esfuerzo recíproco. Los informáticos han de adaptar su jerga para que resulte plenamente comprensible. Por su parte, los trabajadores del resto de los departamentos deben ponerse al día para saber de qué les están hablando.

La coordinación, por otra parte, resulta esencial. Esta no solo tiene que producirse en lo tocante a los horarios. También tiene que darse respecto a una alineación en la forma de trabajar que armonice las funciones de cada cual y evite conflictos.

La resistencia interna supone otra complicación a abordar. Hay empleados que pueden recibir la externalización IT con reticencias. Pueden desdeñar los cambios en sus maneras habituales de trabajar o sentir que sus puestos están en peligro. La transparencia es la clave para vencer estas resistencias. De lo contrario, los trabajadores veteranos podrían sabotear, retrasar o frustrar algunas labores.

Adaptarse a la cultura organizacional de la empresa también requiere una transición basada en la planificación de la asignación de recursos a estos efectos. Por último, deben quedar claras las cláusulas de confidencialidad para evitar brechas de seguridad y filtraciones de información corporativa.

Estrategias para el outsourcing IT

Finalmente, hemos de remarcar que anticiparse a los anteriores retos conlleva programar estrategias para el outsourcing exitoso. Pasan, en primer lugar, por facilitar una comunicación proactiva entre las partes. Dependerá de concertar reuniones periódicas y actualizaciones mediante dispositivos de conexión de datos.

Una definición justificada de los roles y las responsabilidades también contribuirá en gran medida al engranaje de los trabajos coordinados. Evitaremos solapamientos y conflictos. Una especie de comité de enlace es de gran ayuda para estos fines. Debe incluir personas de ambas partes para facilitar la resolución constructiva de las eventuales diferencias.

No olvidemos el interés de embarcar a todos estos empleados en objetivos compartidos. Los KPI y las métricas nos permitirán controlar su grado de cumplimiento.

En definitiva, el outsourcing IT se revela como una modalidad de organización del trabajo de lo más funcional. Es una inversión que conviene para que las empresas experimenten, de forma rentable, un salto de calidad en sus servicios digitales. En Pasiona ofrecemos esta contribución.